Totara: Gebruiksvoorwaarden instellen

Gewijzigd op Wo, 30 Jul om 4:03 PM

In het kader van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) heb je vast eerder gehoord van algemene voorwaarden op een website. Bij een LMS denk je daar misschien niet direct aan, maar ook een LMS is een online platform, en in sommige gevallen zijn algemene voorwaarden nodig of ten minste aan te bevelen.

Algemene voorwaarden zijn de spelregels waarin wordt vastgelegd onder welke condities een organisatie diensten verleent. Voor klanten zijn deze voorwaarden belangrijk, omdat ze duidelijk maken welke rechten en plichten gelden bij het gebruik van de dienst. Door algemene voorwaarden te hanteren, beperkt een organisatie het risico dat ontstaat bij het zakendoen en beschermt zij zichzelf tegen juridische complicaties.

Een LMS is een online platform, en het gebruik ervan impliceert een overeenkomst tussen aanbieder en gebruiker. Het bedrijf dat het LMS aanbiedt, levert immers een dienst aan de eindgebruiker.

Wanneer zijn algemene voorwaarden in een LMS relevant?

In de praktijk zien we twee situaties, afhankelijk van het type gebruiker:

Interne medewerkers:
Als het LMS uitsluitend wordt gebruikt door interne medewerkers, zijn aparte algemene voorwaarden meestal niet nodig. De relevante afspraken zijn vaak al vastgelegd in het arbeidscontract of andere interne regelingen.
Externe gebruikers:
Wordt het LMS gebruikt door externe gebruikers waarmee nog geen contractuele afspraken zijn gemaakt, dan is het raadzaam om algemene voorwaarden op te nemen. Gebruikers moeten dan bij het aanmaken van een account akkoord gaan met deze voorwaarden voordat ze toegang krijgen tot het LMS en het leeraanbod.

Gebruiksvoorwaarden instellen in Totara

Totara biedt de mogelijkheid om gebruiksvoorwaarden in te stellen die gelden voor alle gebruikers. De inhoud van deze voorwaarden wordt doorgaans opgesteld door een juridische afdeling, zodat ze juridisch correct en passend zijn voor de toepassing. Als LMS-beheerder is het jouw taak om deze voorwaarden in het systeem te plaatsen.

Let op: eenmaal gepubliceerde voorwaarden kunnen niet meer worden aangepast. Dit maakt het mogelijk om aan te tonen welke voorwaarden golden op het moment dat een gebruiker hiermee akkoord ging.

Stappenplan: gebruiksvoorwaarden instellen

1. Gebruiksvoorwaarden activeren op systeemniveau

Ga naar Systeembeheer > Systeeminstellingen
Schakel de optie Gebruiksvoorwaarden instellen in

2. Nieuwe gebruiksvoorwaarde aanmaken

Ga naar Systeembeheer > Veiligheid > Gebruiksvoorwaarden > Gebruiksvoorwaarden beheren
Klik op Maak nieuwe gebruiksvoorwaarde
Vul alle verplichte velden in

Veld	Omschrijving
Taal	Kies allereerst in welke primaire taal de gebruiksvoorwaarden worden opgesteld. Je kunt hier later nog taalvarianten aan toevoegen.
Titel	Voer een titel in die bovenaan de aan de gebruiker getoonde voorwaarden wordt weergegeven.
Beleidsverklaring	In dit veld voer je de tekst in die idealiter door de juridische afdeling is goedgekeurd. Middels de knoppen kun je de tekst opmaken zodat deze beter leesbaar wordt.
Toestemmingsverklaring Tekst voor wel toestemmen Tekst voor niet toestemmen	In de drie velden onder het kopje Toestemmingsverklaring voer je de teksten in die de gebruiker ziet om te bevestigen dat hij wel of niet akkoord gaat met eventuele voorwaarden.
Toestemming vereist om deze site te gebruiken	Met het aanzetten van het vinkje achter ‘Toestemming vereist om deze site te gebruiken’ bepaal je of een gebruiker het LMS wel of niet mag gebruiken zonder toestemming op de voorwaarden. Of dit vinkje wel of niet aangezet moet worden, kun je ook het beste afstemmen met de juridische afdeling van jouw bedrijf.

Klik op Voorbeeld om te zien hoe de gebruiker de voorwaarden te zien krijgt
Klik op Opslaan om de voorwaarden als concept op te slaan

Je komt nu in het versiescherm van de net ingevoerde voorwaarde. Deze staat nog als concept.

Vertalingen toevoegen

Wil je de voorwaarden in meerdere talen aanbieden?

Klik in de kolom Vertalingen op Bekijk
Kies via Vertaling toevoegen de gewenste taal (alle geïnstalleerde systeemtalen worden weergegeven)
Voeg per taal een titel, voorwaarde tekst en akkoord/niet-akkoord opties toe
Herhaal dit voor alle gewenste talen

Publiceren van voorwaarden

Laat de voorwaarden eerst controleren door de juridische afdeling, zeker als ze in meerdere talen zijn opgesteld. Na publicatie zijn wijzigingen niet meer mogelijk.

Ga terug naar Gebruiksvoorwaarden beheren
Klik op Publiceren in de kolom Acties
Controleer de condities en talen
Klik op Publiceer om de voorwaarden definitief te maken

Vanaf het moment van publiceren:
worden eventuele eerdere versies van deze gebruiksvoorwaarde gearchiveerd.
kunnen geen wijzigingen meer worden aangebracht aan deze versie, dus ook geen vertalingen toevoegen of wijzigen.
worden deze nieuwe gebruiksvoorwaarden aan alle gebruikers getoond.
zijn (afhankelijk van de instelling) eventueel alle gebruikers vereist om in te stemmen met de voorwaarde.

Mocht je na publicatie fouten ontdekken, dan moet je een nieuwe versie van de voorwaarden aanmaken en publiceren.

Voorbeeld gebruiksvoorwaarden

Rapportage: wie heeft wat geaccepteerd?

Totara registreert welke gebruiker op welk moment welke versie van de voorwaarden heeft geaccepteerd. Dit is terug te vinden via:

Systeembeheer > Veiligheid > Gebruiksvoorwaarden > Rapport gebruikerstoestemmingen

Als toestemming verplicht is gesteld, krijgt een gebruiker pas toegang tot het LMS nadat hij de voorwaarden heeft geaccepteerd. Dit helpt het bedrijf te voldoen aan de bewijsplicht dat de voorwaarden zijn verstrekt.

Het rapport toont:

Welke versie is geaccepteerd
In welke taal
Welke toestemming exact is gegeven

Wijzigen van voorwaarden

Wil je de voorwaarden op enig moment aanpassen? Dan moet je een nieuwe versie aanmaken en publiceren. Alle gebruikers moeten deze nieuwe versie opnieuw accepteren om toegang te behouden tot het LMS.