Totara tip: Gebruikersdata opschonen inplannen

Geplande gebruikerstaken

Vanaf Totara 17.3 bestaat nu ook de mogelijkheid om een geautomatiseerde taak in te stellen waarmee geblokkeerde gebruikers (na een periode X) automatisch worden verwijderd. Deze nieuwe functionaliteit heet Geplande gebruikerstaken.

In combinatie met een eerder aangemaakt opschoningstype kan je het opruimen van niet meer actieve gebruikersaccounts volledig automatiseren. Alles je alles goed hebt ingesteld heb je er geen omkijken meer naar en heb je geen ‘wettelijke niet-toegestaande’ data van oude gebruikers in jouw omgeving.

Met de nieuwe functionaliteit kan je verschillende verwijderacties definiëren en daarmee inspelen op de huidige situatie in jouw organisatie. Bijvoorbeeld in een internationale organisatie moeten in land A gebruikersgegevens na vijf jaar verwijderd worden, terwijl in land B gebruikersgegevens 10 jaar behouden moeten blijven. Door twee verschillende gebruikerstaken te definiëren, volg je de wetgeving in beide landen.

Een opschoningsactie zet je als volgt op:

1. Ga naar Systeembeheer > Gebruikers > Geplande gebruikerstaken
2. Klik op de knop Taak toevoegen
3. Geef de taak een duidelijke titel
4. Geef een omschrijving, zodat het duidelijk is welke gebruikers bij deze taak worden verwijderd.
5. Bij Type Taak kan je momenteel alleen ‘verwijder gebruikers’ kiezen. In latere versies van Totara komen hier meer acties.
6. Het vinkje bij ‘Status’ bepaalt of deze taak uitgevoerd wordt door de systeemtaken. Je kan deze uitlaten wanneer er bijvoorbeeld nog een collega naar moet kijken.
   
   Let op: Wanneer dit vinkje is ingeschakeld worden de betreffende gebruikers verwijderd. Dit is niet meer terug te draaien.
7. Onder Critera kies je voor welke gebruikers de actie uitgevoerd moet worden. Dit geeft je speelruimte, vooral als je in grote internationale organisaties werkt met verschillende wettelijke bepalingen.
   
   Terugkomend op ons voorbeeld zouden wij twee gebruikerstaken aanmaken:
   • Land A: alle geblokkeerde gebruikers van doelgroep Land A met een periode van 5 jaar
   • Land B: alle geblokkeerde gebruikers van doelgroep Land B met een periode van 10 jaar
8. Selecteer welke Gebruikersstatus de accounts moeten hebben waarop deze actie wordt toegepast. Op dit moment is enkel de optie ‘Geblokkeerd’ mogelijk om in te stellen.
9. Bij Brondatum is het momenteel alleen mogelijk om het criterium ‘Datum geblokkeerd’ in te stellen.
10. In het veld Periode geef je aan hoelang een account voor deze groep gebruikers al geblokkeerd moet zijn, voordat de actie toegepast wordt.
11. Klik op Toevoegen op de geplande gebruikerstaak in te stellen.

    
    

    In het overzicht zie je de naam van de taak, wat deze doet en of de taak actief is.

Let op: een upgrade naar versie 17.3 of hoger is nodig om gebruik te maken van deze functionaliteit