Totara tip: Hoe verstuur ik e-mails over cursussen?

Gewijzigd op Ma, 30 Okt, 2023 om 2:17 PM

In Totara Versie 16 is een centraal notificatie systeem toegevoegd, waarmee je notificaties over cursussen kan versturen. In deze tip vertel ik je hier meer over.

Notificaties over cursussen nu

Als Totara Partner krijgen wij vaak de vraag hoe je gebruikers kunt informeren over cursussen. Bijvoorbeeld hoe je een inschrijfbevestiging stuurt of een notificatie wanneer een cursus wordt voltooid.

Tot nu toe bestonden deze notificaties niet voor cursussen. Ons advies hierin was altijd om desbetreffende cursus in een programma te zetten. Vanuit een programma is het namelijk wel mogelijk om onder andere een inschrijfbevestiging te sturen.

Vanaf versie 16 is deze workaround gelukkig niet meer nodig! In deze versie is het centraal notificatie systeem namelijk uitgebreid met notificaties rondom cursussen.

Cursusnotificaties

Het centraal notificatie systeem is in Totara versie 14 al geïntroduceerd. Hierbij zijn de notificaties voor programma’s en certificeringen al gemigreerd naar dit nieuwe systeem. In Totara versie 16 zijn de bestaande notificaties rondom bijeenkomsten ook gemigreerd.

Daarnaast zijn er in het centraal notificatie systeem ook een aantal notificaties toegevoegd rondom cursussen:

Notificatie	Wanneer wordt deze verstuurd
Cursist ingeschreven op cursus	Wanneer een gebruiker wordt ingeschreven voor een cursus (ongeacht welke inschrijfmethode wordt gebruikt)
Cursist uitgeschreven van cursus	Wanneer een gebruiker wordt uitgeschreven voor een cursus (ongeacht hoe dit gebeurt)
Cursist heeft cursus voltooid	Wanneer een gebruiker een cursus heeft voltooid, zoals dit in de cursusvoltooiing staat ingesteld. Let op: Wanneer een cursus handmatig op voltooid wordt gezet, wordt deze notificatie niet verstuurd,
Einddatum cursus	In de cursusinstellingen kan een vaste of relatieve einddatum worden ingesteld. Op basis van deze datum kan een reminder worden gestuurd.

Naast bovenstaande notificaties, is het ook mogelijk om een notificatie te sturen wanneer een activiteit binnen een cursus is voltooid. Hiermee kan je een notificatie sturen wanneer bijvoorbeeld een voorbereidende e-learning is voltooid, zodat een gebruiker weet dat ze zich kunnen inschrijven voor een klassikale uitvoering.

Een andere manier om deze notificaties te gebruiken is na een klassikale bijeenkomst. Wanneer deze op voltooid is gezet, kan je een notificatie sturen dat het certificaat gedownload kan worden. Kortom: volop mogelijkheden om de nieuwe notificaties in te richten om het leerproces van de gebruiker te faciliteren.

Notificatie schrijven

Het schrijven van een notificatie is met het centraal notificatie systeem makkelijker geworden. Op het screenshot hieronder zie je de editor voor het schrijven van een notificatie. Ook hier zijn nieuwe functionaliteiten toegevoegd:

Verzendmethoden

Per notificatie kan je instellen hoe deze verstuurd dient te worden, bijvoorbeeld als site notificatie (dan komt deze bovenin onder het klokje terecht) of als e-mail. Hiermee kan je ook forceren dat een e-mail wordt verstuurd, ook al heeft een gebruiker in zijn/haar account aangegeven geen e-mails te willen ontvangen. Deze situatie komt eigenlijk nooit voor omdat deze instellingen op systeemniveau vastgezet kunnen worden.

Onderwerp & Inhoud

Beiden het onderwerp en de inhoud kunnen per notificatie en cursus worden aangepast. Ook kunnen deze makkelijk worden vertaald. De taal in het account van de gebruiker wordt de taal van de notificatie. Meerdere notificaties onder elkaar schrijven is dus niet meer nodig (*klein juichmomentje*)!

Het gebruik van parameters werkt nu iets anders dan je gewend bent. Door [ te typen, krijg je een lijst met alle mogelijke parameters voor de notificatie die je op dat moment schrijft. De naam van de parameters laat zien welke informatie wordt getoond.

De lijst met parameters kan per notificatie verschillen, maar geeft wel altijd alle mogelijke parameters voor desbetreffende notificatie. Zo wordt gelijk duidelijk welke parameters je kan gebruiken voor de notificatie die je schrijft.

Versie 16

Na een upgrade naar Totara versie 16 komen bovenstaande functionaliteiten voor jullie beschikbaar. De Totara consultant die jullie upgrade begeleidt, geeft je verder uitleg over het centraal notificatie systeem en hoe je deze kan inzetten om jullie Totara omgeving nog efficiënter te kunnen gebruiken.