Geeft de zomer je de ruimte om wat tijd te besteden aan Totara Learn? Maar weet je even niet hoe je je omgeving nóg beter kan maken? Speel dan eens met de mogelijkheden van beperkte toegang.

Met beperkte toegang kan je regelen dat deelnemers in een cursus content alleen te zien krijgen wanneer ze aan een bepaalde voorwaarde voldoen. Wat vaak al gebruikt wordt is de instelling dat iemand een activiteit gedaan moet hebben om door te mogen gaan met een volgende activiteit, maar er is nog veel meer mogelijk. Bijvoorbeeld door de beperking in te stellen op basis van iemands organisatie, positie, profielvelden of zelfs tijd sinds de voltooiing van een eerdere activiteit (versie-afhankelijk). Ook is het mogelijk om de beperking te activeren als iemand juist niet aan een voorwaarde voldoet. Dat is wat je in het voorbeeld ziet.

De Tip is om eens te gaan spelen met de mogelijkheden van beperkte toegang. Het voorbeeld is maar een begin. Bouw het eens na om te begrijpen hoe het werkt en kijk waar je eigen creativiteit je verder nog brengt. 

In vier stappen naar de Top!

Wat gaan we maken?

In het voorbeeld, "In 4 stappen naar de Top!" moet de deelnemer in de cursus 4 activiteiten voltooien. Bij elke stap wordt de voortgang richting de top in beeld gebracht. 

Kijk maar naar de video 'In 4 stappen naar de top.mp4' in de bijlage. Kun je zelf bedenken hoe dit gemaakt is?

Hoe maak je dit?

Stap 1 - Voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. 

• Maak een nieuwe cursus. Als je gaat spelen is het aan te raden de cursus op je testomgeving te maken of alleen beschikbaar te stellen voor ingeschreven gebruikers. 

• Maak 4 activiteiten aan waarvan je wil dat de gebruiker ze afrondt (in het voorbeeld is gebruik gemaakt van een label en handmatige voltooiing)

• Maak 5 labels aan met de afbeeldingen die je wilt laten zien. Zet hiervan de voltooiing uit, je wilt tenslotte geen afvinkblokje bij je afbeelding.

Stap 2 - Instellingen van de 4 activiteiten

Wil je ervoor zorgen dat de gebruiker alléén de activiteit ziet die als laatst voltooid is en de activiteit die daarna volgt, dan kan je dat als volgt instellen:

• Stel bij de eerste activiteit de volgende toegangsbeperking in:
  • Cursist moet voldoen aan volgende voorwaarden
  • Voltooiing activiteit activiteit 2 - niet voltooid
  • Zorg dat er een streepje door het oogje staat (wanneer het oogje 'aan' staat ziet de deelnemer dat er wel iets is, wat nog niet beschikbaar is. Het oogje uitzetten zorgt er voor dat de activiteit niet zichtbaar is totdat de activiteit voor de deelnemer beschikbaar is)
    
    
• Stel bij activiteit 2 de volgende toegangsbeperkingen in:
  • Cursist moet voldoen aan volgende voorwaarden
  • Voltooiing activiteit 1 - voltooid én
  • Voltooiing activiteit 3 - niet voltooid
  • Zorg dat er een streepje door het oogje staat

• Activiteit 3 lijkt op activiteit 2. Stel hier de volgende toegangsbeperkingen in:
  • Cursist moet voldoen aan volgende voorwaarden
  • Voltooiing activiteit 2 - voltooid én
  • Voltooiing activiteit 4 - niet voltooid
  • Zorg dat er een streepje door het oogje staat

• Stel bij activiteit 4 de volgende toegangsbeperkingen in:
  • Cursist moet voldoen aan volgende voorwaarden
  • Voltooiing activiteit activiteit 3 - voltooid
  • Zorg dat er een streepje door het oogje staat

In de bewerkmodus van de cursus ziet het er nu zo uit:

Stap 3 - Instellingen van de 5 labels

Voor het tonen van de afbeeldingen ga je ongeveer hetzelfde te werk als bij het instellen van de beperkingen van de activiteiten. Zorg dat de afbeeldingen als volgt staan ingesteld:

• Afbeelding 1 - Niet beschikbaar tenzij: Activiteit 1 niet voltooid (verborgen) - Zo zorg je ervoor dat de afbeelding verdwijnt en zo plaats maakt voor de volgende wanneer de deelnemer activiteit 1 voltooid.

• Afbeelding 2 - Niet beschikbaar tenzij: Activiteit 1 voltooid (verborgen) én Activiteit 2 niet voltooid (verborgen) - Zo zorg je ervoor dat de deelnemer de activiteit te zien krijgt wanneer activiteit 1 voltooid is en weer verdwijnt als ook activiteit 2 voltooid is. 

• Afbeelding 3 - Niet beschikbaar tenzij: Activiteit 2 voltooid (verborgen) én Activiteit 3 niet voltooid (verborgen)

• Afbeelding 4 - Niet beschikbaar tenzij: Activiteit 3 voltooid (verborgen) én Activiteit 4 niet voltooid (verborgen)

• Afbeelding 5 - Niet beschikbaar tenzij: Activiteit 4 voltooid (verborgen)  

Zorg er wederom voor dat het oogje doorgestreept is zodat de gebruiker de afbeelding pas te zien krijgt wanneer aan de voorwaarden van de beperking is voldaan.

Stap 4 - Testen

Wanneer je klaar bent, ziet het er voor jou als beheerder nog niet heel aantrekkelijk uit. Je krijgt namelijk alle onderdelen in één keer te zien die de deelnemer om en om te zien krijgt. 

Door in je cursusbeheer voor Andere rol > Gebruiker te kiezen kan je zien hoe het voor de deelnemer zichtbaar zal worden. 

Wanneer je een testgebruiker inschrijft voor je cursus kan je ook inloggen als die gebruiker en de ervaring nóg beter vanuit deelnemersperspectief bekijken. 

Laat nu je eigen creativiteit de vrije loop

Nu je dit voorbeeld hebt nagemaakt, of nagelezen, kan je ook zelf aan de slag. Hoe zou jij deze functionaliteit in jouw organisatie kunnen inzetten? En wat kan het toevoegen aan jullie leer-interventies? 

Kijk ook eens naar de andere mogelijkheden van de beperkte toegang. Wie weet ontdek je nieuwe mogelijkheden om Totara  in te richten. 

Wij zijn heel benieuwd waar je op uit komt. We zouden het daarom heel leuk vinden als je jouw toepassing met ons deelt.